Si auparavant, le rôle du secrétaire téléphonique se résumait à la réception d’appels, le métier est actuellement considéré comme un des premiers portails de l’entreprise. Les entreprises choisissent l’externalisation du secrétariat téléphonique afin de profiter de l’expertise et du professionnalisme des agences de télésecrétariat.
L’importance du secrétariat téléphonique
On connaît généralement le métier de secrétaire téléphonique comme consistant à une simple gestion de courrier, d’appels ou de comptes-rendus. Depuis quelques années, toutefois, le monde de la communication a connu une petite révolution qui oblige les entreprises à reconsidérer le processus métier du secrétaire téléphonique. En effet, la mobilité et internet ont projeté le secrétariat téléphonique à un autre niveau au sein de la communication d’entreprise. Actuellement, il est de plus en plus affecté à des rôles plus étendus comme la prospection commerciale et diverses enquêtes de satisfaction, etc. Le secrétariat téléphonique joue un rôle de l’entreprise vis-à-vis des clients et des prospects et il véhicule l’image de cette dernière. Désormais, le secrétaire téléphonique les dirige vers les ressources de l’entreprise qui peuvent apporter les meilleures réponses à leurs diverses sollicitations.
Les nouvelles attentes nécessitant plus de temps et de compétences, les entreprises se tournent de plus en plus vers les solutions d’externalisation. Il s’agit de services proposés par les sociétés spécialisées en télésecrétariat. Actuellement, il est plus facile de trouver un secrétariat téléphonique externe à Angers grâce à internet.
Pourquoi et comment bien choisir son secrétariat téléphonique ?
Faire appel à un service de télésecrétariat téléphonique externe à Angers profite surtout aux petites et moyennes structures (PME et TPI), en termes de coûts et d’organisation. Au niveau financier, l’entreprise n’a pas besoin d’embaucher des personnes affectées au secrétariat téléphonique à l’interne. Elle peut ainsi réaliser des économies sur les charges salariales (congé, formation, etc.). C’est également le cas pour l’investissement en matériels de bureau pour le service de secrétariat. En terme d’organisation, l’entreprise peut fixer à l’avance les horaires et les jours d’intervention du télésecrétaire en fonction de ses besoins. Le télésecrétaire peut même être sollicité pendant des plages horaires plus étendues.
Pour choisir un télésecrétaire téléphonique à Angers, quelques critères sont à considérer. Tout d’abord, il est indispensable de s’informer sur son expérience et son parcours en demandant, par exemple, l’avis des autres entreprises qui ont déjà eu recours à ses services dans le passé. Les grandes entreprises sont les plus exigeantes sur l’expérience des télésecrétaires externes. Par ailleurs, il est indispensable de vérifier la qualification du prestataire externe, s’il propose, par exemple, d’un personnel qui détient les diplômes requis pour le métier. Certains télésecrétaires peuvent, en effet, disposer d’une spécialisation sur un secteur d’activité précis (médical, juridique, etc.).